Wat iedereen moet weten over PDF’s

PDF’s zijn niet meer weg te denken uit ons digitale leven. Zowel met Office programma’s als met grafische software kun je PDF’s produceren, die zich eenvoudig laten verspreiden. Een goede reden om dit populaire bestandsformaat eens onder de loep te nemen. Opateldocent Rudi Spitzers vertelt je alles over dit Portable Document Format en prikt terloops een paar hardnekkige mythes door.

PDF's kun je zowel in Office als Adobe programma's moeiteloos gebruiken.

PDF’s kun je zowel in Office als Adobe programma’s moeiteloos gebruiken.

PDF’s: de 10 minst bekende functies

Iedereen houdt van lijstjes, toch? Vandaar dat ik, weliswaar een beetje vanuit de losse pols, een opsomming heb gemaakt van feiten (en feitjes) over het Portable Document Format. Zaken die misschien nieuw voor je zijn, terwijl je al jarenlang PDF’s maakt en verstuurt.

1. Reviewing. Wist je dat je met meerdere mensen binnen een PDF commentaar kunt plaatsen?
2. Vergelijken. Wist je dat je met Acrobat Pro twee ogenschijnlijk gelijke PDF’s met elkaar kunt vergelijken en de verschillen in een keurig overzicht presenteren?
3. Opslaan als Word bestand. Wist je dat je een PDF als een Word bestand kunt opslaan?
4. Foto’s exporteren. Wist je dat je eenvoudig alle foto’s uit een PDF kunt halen en die vervolgens opslaan in één map?
5. Beveiligen. Wist je dat je de PDF zo kunt beveiligen dat wanneer iemand deze print er een zwarte bladzijde tevoorschijn komt?
6. Voorlezen. Wist je dat Acrobat een PDF kan voorlezen?
7. Zoek en wijzigen. Wist je dat Acrobat een “Zoek en Vervang” functie heeft?
8. Paginanummering. Wist je dat Acrobat een paginanummering kan toevoegen?
9. One drive. Wist je dat je Acrobat kunt koppelen aan je Dropbox of OneDrive account?
10. Powerpoint. Wist je dat je de PDF kunt exporteren als PowerPoint-presentatie?

De geschiedenis van de PDF

Adobe, bekend van Photoshop, Illustrator en InDesign, ontwikkelde begin jaren negentig een documentformaat dat je op elk platform kunt bekijken en dat zich gemakkelijk laat exporteren en importeren. Al in 1993 gaf Adobe de specificaties van dit Portable Document Format vrij. Ontwikkelaars van software uit diverse vakgebieden gingen ermee aan de slag, met als gevolg dat PDF een hoge vlucht nam. Behalve voor de grafische toepassingen werd PDF ook bruikbaar in combinatie met Microsoft Office programma’s.

Leuk om te weten, maar onbelangrijk voor ons verhaal is dat Adobe het Portable Document Format bedacht onder de codenaam “The Camelot Project” is. In 2008 werd PDF trouwens als ISO norm geaccepteerd.

PDF op meerdere platforms gebruiken

Je kunt PDF’s dus vanuit allerlei programma’s aanmaken, maar het mooiste is dat je ook “cross platform” kunt werken. Met andere woorden, PDF’s die je in het ene programma maakt kun je moeiteloos importeren in het andere programma, waarbij je ook tussen grafische applicaties en Office programma’s moeiteloos bestanden kunt uitwisselen. PDF’s zijn daarnaast eenvoudig te converteren van het ene naar het andere bestandsformaat. Een mooie PowerPoint presentatie maken van je PDF of een PDF opslaan als Word bestand? Het is allemaal mogelijk.

PDF’s bewerken

Wil je PDF’s uitgebreid verder bewerken, dan gebruik je daar een programma voor zoals Adobe Acrobat DC. Je kunt daarmee bijvoorbeeld afbeeldingen, audio en video toevoegen of meerdere PDF’s in één bestand bundelen. Je kunt PDF’s uitwisselen tussen verschillende applicaties, teksten wijzigen en zelfs gescande documenten bewerken. Wat ook een hele handige is, is dat je van een hele map bestanden in één handeling allemaal aparte PDF’s kunt maken. Met je mobiel een foto maken en die als PDF importeren en bewerken in Acrobat, het kan allemaal.

PDF’s beveiligen

Het is mij al vaak opgevallen dat veel mensen niet weten dat een PDF geen gesloten “ding” is. Stel, je slaat je factuur op als PDF en verstuurt die per e-mail naar je klant. Lekker makkelijk, denk je. Maar pas op, een onbeveiligde PDF is zonder problemen aan te passen! Vindt je klant het bedrag wat aan de hoge kant, dan kan hij dat zonder problemen naar beneden bijstellen. Een gewaarschuwd mens telt voor twee. Beveilig je PDF door er rechten en wachtwoorden aan toe te kennen en tekst “zwart te lakken”, zodat die onzichtbaar is voor andere personen. En lever je werk aan bij de drukker, zorg dan dat de PDF beveiligd is zodat je niet voor vreemde verrassingen komt te staan.

PDF’s importeren en exporteren

Je dacht misschien dat PDF een gestandaardiseerde bestandsvorm is. Dat klopt ten dele, want voor die standaardisering zijn er verschillende versies ontwikkeld, noodzakelijkheid om moeiteloos te kunnen importeren, exporteren en gebruiken op verschillende platforms. Hieronder een opsomming:

  • PDF-X: Dat is het formaat dat je aanlevert bij de drukker
  • PDF/VT (Variable and Transactional printing): PDF’s voor variabel of gepersonificeerd drukwerk
  • PDF-A en PDF-UA (Universal Accessibility): toegankelijke PDF’s
  • PDF-E (Engineering): PDF’s met technische informatie

PDF op je website

Voor bepaalde informatie op je website kun je beter een PDF dan een HTML pagina gebruiken. Denk daarbij aan manuals, boeken en dergelijke. Print je de HTML, zal dat het er niet per se hetzelfde uitzien als op je scherm. Voor een PDF geldt dat wel. En ook handig: om een gedownloade PDF te lezen hoef je niet online te zijn. Daarnaast kan een PDF goed beveiligd worden met wachtwoorden en encryptie, een klusje dat voor webpagina’s een stuk lastiger is.

PDF Readers

Zo’n 90% van alle computers beschikken over een gratis PDF-reader. Meestal zal dit de Adobe Reader zijn, maar er zijn ook een aantal andere -al dan niet gratis- readers verkrijgbaar, zoals Foxit Reader en Nitro PDF Reader. Daarnaast hebben sommige browsers, zoals Google Chroom hun eigen (ingebouwde) reader en ook zijn er readers die in besturingssystemen zijn ingebouwd. Ze doen in principe allemaal hetzelfde: een PDF bestand tonen met behoud van vormgeving en opmaak.