Bij het maken van langere documenten of rapporten in Microsoft Word komen veel stijlelementen vaker terug, zoals hoofdstukkoppen, subkoppen en bijschriften bij foto’s.
Verschillende opmaakkenmerken
Zo’n stijlelement kan dan een aantal verschillende opmaak-kenmerken hebben. Een hoofdstukkop zou bijvoorbeeld Arial Black, 32pt, petrolblauw, gecentreerd kunnen zijn. Een fotobijschrift zou bijvoorbeeld Garamond cursief 9pt kunnen zijn.
Slordige opmaak
Stel nu dat je 50 hoofdstukken hebt en iedere keer moet je de opmaak-kenmerken Arial Black, 32pt, petrolblauw, gecentreerd kiezen. Dat is ten eerste veel werk, maar ten tweede kan het gebeuren dat je op een gegeven ogenblik een opmaak-kenmerk vergeet toe te passen of een verkeerde lettergrootte kiest. De opmaak van het document is dan niet meer consequent.
Een vaste huisstijl met consequente opmaak
Soms wordt het ontwerp achteraf veranderd: bijvoorbeeld achteraf wil men liever Optima ipv Arial Black. Je zou nu 50 hoofdstukkoppen moeten wijzigen.
Hier bieden opmaakprofielen uitkomst: je definieert eenmalig “Hoofdstukkop” met de kenmerken Arial Black, 32pt, petrolblauw, gecentreerd en voortaan kun je met één menukeuze een hoofdstukkop maken. Wil je daarna het uiterlijk wijzigen van alle 50 hoofdstukkoppen, dan hoef je alleen maar het opmaakprofiel “Hoofdstukkop” te wijzigen en alle hoofdstukkoppen veranderen mee. Zo zou je het typografische deel van een huisstijl vast kunnen leggen in opmaakprofielen. Dit bespaart veel werk en zorgt ervoor dat er een consequent beeld ontstaat.